Разбор процесса
Кто, что и в каком порядке делает сейчас — включая шаги, о которых не пишут в регламенте.
Бюросложных систем
Услуги / автоматизация
Работа, которую
никто не должен
делать руками.
Выгрузить, обработать, загрузить — и так каждый день. Убираем повторяющиеся шаги вместе с зависимостью от одного человека, который единственный знает порядок действий.
ГДЕ УТЕКАЕТ ВРЕМЯ
Не в часах.
В повторениях.
- Перенести заявки из почты в учётную систему40 раз в день
- Свести выгрузки из двух систем в одну таблицу2 раза в день
- Собрать отчёт руководителю вручную1 раз в неделю
- Проверить, не разошлись ли остатки3 раза в день
- Напомнить клиенту об оплате20 раз в день
Числа в списке — типовые, ваши посчитаем на разборе. Один такой шаг занимает три минуты и кажется мелочью. Сорок повторений в день — это два часа, а за месяц — больше сорока часов: целая рабочая неделя уходит на одно и то же действие. И часто его умеет делать только один человек — без него процесс встаёт.
ПРИЗНАКИ
Похоже на ваш случай,
если хотя бы одно — правда.
- Один и тот же набор действий повторяется каждый день без изменений.
- В середине процесса стоит таблица, которую кто-то ведёт руками.
- Ошибки находят с опозданием — когда цифры уже ушли дальше.
- На вопрос «как это работает» отвечают «спросите у Тани».
ОБЪЁМ РАБОТ
Что входит в работу.
Счёт повторений
Сколько раз в день выполняется каждый шаг. Это и определяет, что автоматизировать первым.
Правила вместо привычек
Что считать исключением и что делать с ним. Обычно именно здесь автоматизация и упирается.
Сама автоматизация
Шаг выполняется системой, человек подтверждает только то, что требует решения.
Контроль
Видно, что процесс идёт, и видно, где он встал. Молчание не считается признаком нормы.
Передача
Показываем, как это работает и как менять правила, чтобы за каждой правкой не звали нас.
ГРАНИЦЫ
Что в услугу не входит.
- Не автоматизируем процесс, который никто не может описать: сначала разбор, потом код.
- Не заменяем людей — убираем повторяющиеся действия, решения остаются за человеком.
- Не строим автоматизацию поверх данных, которые уже разошлись: сначала приводим в порядок.
- Не настраиваем чужие коробочные конструкторы процессов — это другая работа.
СТОИМОСТЬ
Сколько это стоит.
За разбор процесса денег не берём: считаем повторения и говорим, какой шаг окупится первым. Дальше — по шагу за раз: запустили один, посмотрели, взяли следующий или остановились.
Цену задаёт не длина процесса, а число исключений: процесс с тремя исключениями и процесс с тридцатью описываются одинаково, а стоят по-разному.
ВОПРОСЫ
Что обычно
спрашивают.
У нас всё держится на одном человеке.+
Это самый частый повод обратиться и самая ценная часть работы: порядок действий переносим из головы в систему, и отпуск перестаёт быть риском.
Процесс постоянно меняется.+
Тогда автоматизируем правила, а не конкретный порядок шагов, и оставляем вам возможность менять их без нас.
Мы не готовы отказаться от таблиц.+
И не нужно. Часто достаточно, чтобы таблица заполнялась сама, а человек только смотрел.
С чего начать, если ручного много?+
С самого частого шага, а не с самого раздражающего. Это почти всегда разные шаги.
ЗАЯВКА
Опишите
один день.
Расскажите, что делают руками и сколько раз за день. Регламентов и схем не нужно — их обычно и нет.